Monsieur Trump, Comment le FBI a-t-il pu Analyser 650 000 Emails en 8 jours (Explications)

 

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Lors des dernières présidentielles, en toute fin de parcours le FBI a blanchi Mme Clinton suite à l’analyse de plus de 600 000 courriels. De son coté, M. Trump a formulé un fait des plus intéressants, bien que rempli de sarcasmes !! 

« Le FBI blanchit (encore) Clinton : il a analysé 650 000 emails en 8 jours (contre 10 mois pour en lire 30 000 la 1ere fois) » Référence : http://theweek.com/speedreads/659966/trump-advisers-insist-fbi-couldnt-have-examined-650000-emails-8-days

La réponse peut sembler complexe, mais elle est en fait toute simple : la voici !

En se basant sur un Algorythme Sémantique, les spécialistes informatiques sont en mesure d’analyser l’ensemble des courriels (les 650 000 célèbres courriels en l’occurence) pour en extraire les concepts clés basés sur des critères prédéfinis par le FBI. De cette façon, le FBI est en mesure d’identifier clairement les courriels dont les contenus se rapportent directement à des éléments qui auraient pu inculper Mme Clinton. Au final, c’est peut-être quelques dizaines de courriel qui ont été lus par les agents du FBI, la grande majorité des courriels ayant été analysés de manière automatisée.

Mais comment ça fonctionne ?

La Sémantique transforme ainsi les données non structurées en utilisant le traitement automatique du langage naturel (TALN), des heuristiques, la nature grammaticale des mots et la reconnaissance de modèles. La puissance de l’architecture du moteur de règles permet à l’API Sémantique de s’adapter et s’ajuster aux besoins d’information spécifiques et aux domaines d’affaires.

Voici un exemple du fonctionnement :

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On voit ici clairement l’extraction des concepts clés du document suivant :

·         Location
·         Company
·         Concept
·         Date
·         Amount

Autre exemple :

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Cher M. Trump, avec les outils et l’expertise de pointe qui existent actuellement sur le marché, il est en effet véridique d’admettre qu’une telle vérification est possible et ce très aisément.

Pas seulement pour le FBI !

Les outils d’analyse sémantique ne servent pas qu’aux agents du FBI ! Cette technologique est désormais disponible pour les entreprises. Elle permet notamment de dresser un inventaire complet des fichiers de votre organisation. Cet outil est particulièrement utile pour identifier les doublons en circulation ou pour découvrir si des informations sensibles sont stockés à des endroits vulnérables, comme par exemple le poste de travail d’un employé. 

En partenariat avec Coginov, nous pouvons implanter cet outil d’analyse dans votre organisation et vous accompagner dans l’analyse des résultats.   

 

SP2016 , Référentiel Unique pour les documents

Il va sans dire, SharePoint est une plateforme de gestion documentaire de référence dans le domaine de la documentation « Active ». Toutefois, depuis la version 2001 (Ça ne me rajeunit guère!), une grande lacune l’accablait ; le référentiel du document était son nom qui était contenu directement dans l’Hyperlien  plutôt qu’un GUID unique permettant d’identifier le document.

Voila chose possible !! Crions au Miracle !! 🙂 Bien que par défaut, SharePoint demeure identique a ses versions antérieures, il est maintenant possible d’activer une fonctionnalité de collection de Site « Document Id Service » qui assignera un guid Unique pour chaque document.

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En effet, la faiblesse de voir le nom du document dans l’hyperlien générait une problématique importante pour toutes les références vers ce document lorsque celui-ci était soit déplacé ou simplement renommé … Les références devenaient toutes invalides ..

Exemple problématique :
https://urlDeVotreSite/documents/NomDuFichier.pptx   est renommé  https://urlDeVotreSite/documents/NomDuFichier12345.pptx  –> Les liens vers le documents sont tous brisés

Grâce à l’activation de cette fonctionnalité, le document précédent est référencé de la façon suivante :

https://urlDeVotreSite/_layouts/15/docIdRedir?ID=GUIDDUDOCUMENT

Le fait de renommer le fichier ou de le déplacer à l’intérieur de la collection de sites n’aura aucune incidence quand à ses référencement.

Bravo Microsoft ! Bravo SharePoint 2016 !

 

 

 

 

SharePoint 2016 ! Les fonctionnalités disparues

SharePoint 16 RC est maintenant disponible pour le grand public ! HouuRRA!

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Mais qu’en est-il ? Offre t-il une valeur ajoutée immédiate justifiant le remplacement de SharePoint 2013 ?!

Au cours des prochains jours je vais publier une série de billets présentant mes différents essais et les constats que j’en aurai fait.

En premier lieu, les départs … voici un sommaire des éléments retirés de cette nouvelle version

  • Version StandAlone sur une instance SQL Express.  En effet, la version complète de SQL doit être maintenant installé  .
  • SharePoint Foundation n’existe plus.
  • Forefront Identity Manager (FIM) n’est plus utilisé pour la synchronisation de l’active Directory . Le processus par défaut est l’imporation de l’Active Directory (Unidirectionnel). Microsoft Identity Manager 2016 peut être configurer pour gérer la synchronisation entre SharePoint et AD .
  • Excel Services ne fait plus parti de SharePoint. Il a été migré vers Excel Services Online et les usagers de SharePoint pourront consommer le service depuis cet endroit.
  • SharePoint Designer 2016 ne verra jamais le jour ! Designer 2013 continuera d’être supporté.
  • InfoPath 2013 sera la dernière version de Microsoft, mais sera supportée jusqu’en 2026! InfoPath Forms Services sera supporté.

Je vous laisse le temps de faire votre deuil de ces fonctionnalités disparues, dès le prochain billet nous prenons un nouveau départ avec les innovations de la version 2016 !

 

 

Le cadeau de Noël du CHU sans frontières de Québec

Le Centre mère-enfant Soleil du CHU de Québec est reconnu de tous pour les efforts consacrés aux soins des nouveau-nés et de leurs mères, des enfants ainsi que des futures mamans de la région de Québec et de l’Est du Québec. Bien que la naissance d’un petit être est sans contredit le moment le plus heureux et le plus marquant de toute une vie, l’arrivée en ce bas monde ne se fait pas toujours dans des conditions idéales pour toutes les familles.

Dernièrement, Microsoft et Metalogique ont eu le privilège de rencontrer monsieur Martin Thibodeau,  éducateur spécialisé et responsable du programme CHU sans frontières. Martin est un être extraordinaire qui possède une dévotion sans pareille pour les enfants. Celui-ci nous parla en long et en large de son besoin: permettre à des familles ayant des enfants prématurés et qui vivent au loin, d’établir un contact avec leur enfant qui doit demeurer au Centre mère-enfant pour y subir des traitements. Dans cette veine, une première version de site Web a vu le jour en 2008, mais vu les limites techniques de l’époque, une modernisation, voire une refonte complète de la solution était essentielle afin de permettre d’offrir un service de haut niveau pour les familles nécessitant le besoin de ce service.
CHU sans frontieres

Bien que la solution envisagée soit plutôt évidente, elle n’en demeurait pas moins complexe à certains égards. Nous avons donc revu de A à Z la mission du portail d’origine afin de permettre à la famille d’un nouveau-né d’avoir un suivi quotidien sur l’évolution de leur bambin (poids/taille), des photos à tous les jours, mais encore mieux: avoir la possibilité de voir en temps réel leur poupon et ce à raison de 30 minutes par jour ! Qui plus est, le portail sera accessible tant sur le Web avec les ordinateurs qu’avec les appareils mobiles telles les tablettes et téléphones intelligents.

Suite à ce brainstorm, une visite à l’unité néonatale s’imposa pour que l’on puisse voir de nos propres yeux de quoi il en est.

En ouvrant la porte, on est frappé par l’aura indescriptible qui enveloppe ce lieu. Tout autour de nous, on voit de petits enfants luttant pour faire leur entrée dans ce monde; une maman berçant son poupon branché à divers appareils, et bien d’autres scènes touchantes qui nous vont droit au coeur. De mon coté, je demeure silencieux, ému. La vie semble si fragile, nous si impuissants, nous faisant réaliser à quel point la chance n’est pas égale pour tous, même lors du plus beau jour de notre vie.

Il n’en fallu pas plus pour que Metalogique et Microsoft décident de s’impliquer activement dans ce projet d’implantation de portail qui permettra aux parents habitant à l’extérieur de pouvoir prendre contact avec leur enfant et d’établir ce lien de rapprochement si important.

Pour rendre ce rêve possible, Microsoft offre au CHU de Québec  toutes les licences de produits requises pour la mise en place du projet ainsi que l’infrastructure Office 365 pour héberger le portail. Pour sa part, Metalogique offre au CHUQ l’équipe de travail requise pour la réalisation de ce projet extraordinaire, soit 5 personnes qui auront pour mission de développer et mettre en place ce petit miracle technologique.

Ce projet novateur sera implanté sous Office 365 et desservira tout l’est du Québec. Il pourra relier tantôt des gens dans le Grand Nord, tantôt un soldat nouveau papa au loin qui défend la  paix dans le monde et même des parents malades, leur permettant de voir évoluer leur enfant, en dépit du fait qu’ils n’ont pas la chance de pouvoir le serrer dans leurs bras, sur place.

Souvent on se plait à dire que l’informatique ne sauve pas des vies. C’est vrai, mais cette fois-ci, j’aime bien penser qu’on contribue à l’enrichir!

Metalogique poursuit sa croissance à l’étranger!

Grande nouvelle ! Après avoir débuté un projet d’envergure Internationale il y’a quelques semaines dont nous parlions ici, voici que Metalogique s’associe à l’entreprise Française Solutions pour SharePoint, compagnie soeur de Metalogique en version Européenne.  

Avec cette entente, nos deux organisations vont travailler de pair à compléter et bonifier nos offres de services respectives. De plus, Metalogique fournira son expertise en service conseils à différents clients de la France, de la Suisse et de la Belgique par le biais de Solutions pour SharePoint

C’est le début d’une belle collaboration qui permettra à nos deux entreprises d’enrichir leurs visions et leurs compétences et de servir encore mieux nos clients.

Chronique Drag’n’Point: Aujourd’hui les utilisateurs gèrent le contenu: quand les utilisateurs géreront-ils le contenant ?

Avec l’usage des plateformes collaboratives et de gestion documentaire tels que SharePoint, les utilisateurs sont à même de créer leurs contenus dans des environnements dont l’architecture fut pensée et établie au préalable. Il s’agit ni plus ni moins d’une structure documentaire enrichie et sécurisée en mode web. Certes il s’agit d’un énorme pas si l’on se compare aux traditionnels serveurs de fichiers.

Toutefois, il est encore difficile de faciliter l’adhésion des utilisateurs à cette plateforme fantastique, non pas à cause du manque des fonctionnalités qu’elle possède, mais bien parce que nous offrons l’outil dans un cadre trop rigide à l’intérieur duquel l’utilisateur n’a pas la possibilité de le personnaliser à sa convenance.

Dans cet ordre d’idées, le Groupe Metalogique a fait plusieurs brainstorms et analyses afin de voir comment il serait possible de fournir à l’utilisateur un espace personnalisable sous format tableau de bord tout en requérant un minimum de connaissances technologiques, voire aucune connaissance. Suite à ces ateliers, Metalogique s’est associé à la firme Solutions pour SharePoint, développeur de Drag’n’Point, qui a créé des outils permettant aux utilisateurs de gérer leur environnement de façon si simple que ça amène l’expérience utilisateur à un niveau qu’il est difficile d’atteindre de façon native.

Ensemble, l’équipe de Drag’n’Point et Groupe Metalogique vont unir leurs efforts en vue de poursuivre l’amélioration de cette démarche de personnalisation auquel cette solution répond déjà de belle façon.

Un incontournable à utiliser http://www.dragnpoint.com/

 

À l’aube d’un grand projet international

Septembre 2012, Metalogique concluait une entente avec la division Montréalaise d’une grande entreprise pharmaceutique établie dans plus de 130 Pays. L’objectif: la mise en place d’une plateforme de gestion documentaire évoluée supportant le mode sans papier pour les bureaux de Montréal. Projet très ambitieux à première vue. Depuis ce temps, nous avons réalisé la mise en place du système, l’implantation de celui-ci, la formation et depuis plus de 6 mois, les employés de Montréal utilisent l’outil et continuent de s’y familiariser.

Dans un objectif de portabilité, nous avons conçu la solution de façon à ce qu’elle soit évolutive et puisse être adaptée pour les différents pays de l’organisation. Cette prémisse et vision d’affaire m’a conduit tout droit à Lisbonne, Portugal, le 28e jour de mars, jour de chance, car c’est la fête de mon petit frère. Dimanche normalement on ne travaille pas à Lisbonne, comme nulle part ailleurs. Toutefois, pour cette occasion, il y a un type de Paris, de Lisbonne, de Montréal et moi-même, un petit gars de Québec, qui travaillont  dans un bureau du quartier San Sebastao afin de voir, comprendre et s’approprier la solution que nous avons développée à Montréal.

Les gens à cette table, hormis votre humble interlocuteur, sont des gens d’une grande compétence, ils sont vifs, savent challenger le projet et y voient un potentiel énorme. Qui plus est, un projet de portail vitrine mondiale prend vie du coté de Paris. La rencontre fait un aparté de ce coté, nous planifions l’arrimage de nos solutions. Le projet vient de grandir de façon exponentielle. Après la théorie, la vision d’ensemble et le rêve de voir une solution se déployer dans un contexte global, nous cessons le travail. Notre collègue du Portugal nous invite à visiter son beau pays. Le soir même, arrêt à Belem pour y voir la célèbre tour et déguster les uniques Pasteis de Belem (Pasteis de Nata) ..

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Par la suite, direction Cascai pour y admirer des plages splendides qui font l’envie de tous les surfers du globe (Tommy j’ai eu une pensée pour toi avec les vagues et ces gars qui font du Kite, Cascai t’irais bien!).

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Sur la route, nous nous arrêtons dans un restaurant sur la plage, endroit splendide où nous avons eu la chance de fraterniser, d’apprendre à se connaitre personnellement tout en découvrant un monde de saveurs incroyables.

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Après cette soirée extraordinaire, nous retournons à l’hôtel pour une bonne nuit de sommeil. La semaine qui s’annonce sera chargée.

Après trois jours de travail en compagnie de mes collègues, nous sommes passés de la théorie à l’action. La première phase de la solution de gestion documentaire est déployée au Portugal, l’arrimage avec le portail de Paris s’est fait et le mariage des deux est parfait! Mon patron de Montréal était déjà rendu plus loin dans sa vision et planifiait la suite des choses. Mon collègue Éric, depuis Québec s’assurait de continuer à déployer les solutions convenablement et agile comme il est, à adapter la solution selon les besoins qui venaient.

Quelques heures plus tard,  j’apprends que les efforts de nos ateliers ont fait leur chemin dans l’entreprise et que la Belgique, la Russie, l’Espagne et la Chine sont dans l’attente de voir notre solution implantée chez eux. Je commence à être étourdi… serait-ce les vapeurs du vin de la nuit dernière ? Certes non, c’est le fruit des efforts combinés d’une équipe Internationale qui a su, à sa façon, mettre ses compétences au profit d’un projet plus grand que nature.

Aujourd’hui alors que je quitte le Portugal un brin nostalgique, quelque chose en moi a changé.  En remontant dans le temps et depuis toujours, un projet était réalisé dans un cadre défini et pour le besoin d’un client. Aujourd’hui plus rien de cela ne tient. En compagnie de ces gens d’exception provenant des quatre coins du monde, les frontières tombent , l’espace temps n’offre plus de contraintes, un projet International est en train de prendre forme. Demain qu’est-ce qui m’attend? Le monde nous attend !

Notre route fait parfois de drôles de détours. Chose certaine, elle façonne qui on est et ce que nous serons et c’est vrai à 10 ans, 30 ans ou 70 ans.

Jose, Yves, Olivier et Éric, merci d’être qui vous êtes … merci d’être bien présents dans ma vie.

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Muito Obrigado

Votre ami Charles

Metalogique vient de traverser les frontières !

Ce samedi matin je me réveille au Portugal, assis présentement au beau milieu d’un parc. J’écoute les oiseaux chanter, je regarde les gens se balader avec leurs chiens. Après 15 heures passées dans les aéroports et dans les avions, me voici enfin arrivé. Mon aventure avec SharePoint et la gestion de contenu vient de me faire traverser de vastes frontières pour me permettre de venir mettre à contribution une toute petite partie de l’expertise du Québec. J’en suis très fier mais non moins fatigué !

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Je me devais de travailler hier sur la rédaction de livrables , je n’ai pas pu, ou simplement pas voulu. Assis à regarder les gens, tout en écoutant mes vieux disques d’Harmonium, je pense, je pense et puisque j’ai le temps, j’y repense.

Mes filles sont au loin et qui aurait dit que je me sentirais si seul après seulement quelques petites heures. Moi qui est, ou était, de nature indépendante! Le petit musicien en moi qui dormait depuis quelques années s’accroche et semble vouloir revenir. J’ai le goût d’écrire… non pas des règles de gouvernance… mais de nouvelles chansons… de nouvelles créations. Aurais-je peut-être encore des choses à donner de ce coté, à partager?  Le manque de sommeil commence à se faire sentir dangereusement. Je me mets donc à écrire, sur tout ce qui me passe en tête. Faire le vide, se vider le corps sur une page blanche (ou page EverNote!).

Dans tout les cas, l’exercice me fait un grand bien et me présente un parallèle évident. Bien que nostalgique de mon époque de musicien, je réalise que celle-ci se transcende au coeur même de mon travail au quotidien. Mon travail n’est ni plus ni moins que d’être attentif aux gens qui m’entourent et savoir leur partager le meilleur de moi dans un domaine d’expertise qu’est la gestion de contenu.

Le texte de mes chansons sont les architectures de mes solutions; les mots qui s’enchaînent successivement deviennent des itérations de projet où nous avons réalisé de petits gains, oui petits, mais concrets ! Lorsque la mélodie à été ajoutée et que la chanson est complétée, le projet est terminé: les clients sont heureux et leur quotidien s’en voit amélioré!

Moi qui avait peine à travailler dernièrement, plus j’essaie de m’en détacher, plus les idées de rédaction de mon projet monte en moi, m’indiquant que mon intérieur ne cesse de travailler . Chose sûre, j’ai un bon dodo devant moi qui m’attend malgré le soleil qui se lève à l’instant. Quoi dire d’autre que je me sens privilégié ce matin de pouvoir vous partager ce petit moment de folie alors que vous dormez encore. Merci à la vie. Comme un bon ami à moi m’a déjà mentionné, il n’y a pas de hasard dans la vie, il n’y a que des rendez vous .

Cas d’étude: Les assurances Royer Delisle

Les Assurances Royer Delisle est une société autonome en assurance de dommages, un franchisé de la Capitale assurance générales. Depuis quelques années, cette entreprise domine le marché tant au niveau de l’assurance des particuliers que des entreprises.  Oeuvrant dans un secteur de plus en plus compétitif ou les marges sont minimes, les Assurances Royer Delisle ont dû retravailler leur façon de faire pour d’accroitre leur efficacité opérationnelle, quantifier la qualité des différents liens d’ affaires, améliorer la gestion et communication interne. Tout cela dans le but de pouvoir se concentrer davantage sur leur mission, la croissance du volume d’affaire.

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Dans ce contexte, les assurances Royer Delisle ont fait appel au groupe Metalogique afin de mettre sur pied un partenariat visant à trouver les paramètres de l’équation suivante « Travailler mieux = Travailler plus efficacement supporté par de meilleures outils ». Ainsi, les membres de Metalogique se sont mis à pied d’oeuvre pour revoir le processus de gestion de l’information avec les dirigeants de l’entreprise. Il nous a fallu prendre en compte certains éléments qui commandaient un investissement de temps considérable pour la direction :
  •    Gestion du temps des employés et horaires de travail
  •    Suivi des ventes dans un intervalle de temps précis par employé et par type de produit vendu
  •    Identifier des ratios de ventes par secteur d’activité , par produit , par contact d’affaire, etc.
  •    Réassignation d’un dossier à une ressource
  •    Diffusion de l’information interne de toute sorte
Suite aux ateliers, nous avons développé sous SharePoint une application qui permet de fixer des objectifs mensuels communs pour les équipes de ventes et d’afficher visuellement l’évolution de celles-ci via un thermomètre de rendement, adjoint à cela un système simplifié de gestion du temps des employés fut mis en place permettant ainsi aux ressources de pouvoir gérer leur temps adéquatement afin de pouvoir prendre quelques heures de congé lors des moments moins sollicités.
Ventes
Concernant le volet gestion ; les gestionnaires ont des outils leur permettant de produire des rapports sur les ventes et sur les commissions, tant par employés que par région ou produit. Ces données sont ensuite exploitées par Powerview où des tableaux de gestion basés sur des données géomatiques sont produits.
Note.: Le graphique ci-bas est un exemple avec des données et valeurs fictives, en vue de protéger la confidentialité des données »
ExPowerView
Nous avons démarré un projet pilote qui a rapidement permis à l’entreprise de rencontrer ses objectifs d’affaires, en plus de constater des gains à des niveaux inattendus  :
  • Comptabilisation de chaque lien d’affaires d’affaires, produit.
  • Identification des opérations rentables vs celles qui le sont moins
  • Planification stratégique sur le développement et la mise en marché
  • Fixation d’objectifs de ventes réalistes basés sur des chiffres réels
  • Meilleure structure dans le classement des documents et de l’actif organisationnel
  • Meilleure communication entre les membres de l’équipe
Aux dires de madame Beaulieu, membre du CA de l’organisation:

Metalogique a su comprendre tous nos besoins rapidement et nous emmener des points de vue très utiles pour nous aider à performer davantage en utilisant adéquatement les bonnes solutions d’affaires pour chaque situation.  Il nous ont permis notamment d’avoir une meilleure vision pour l’atteinte de nos objectifs de ventes. Sans cet outil de travail, il nous aurait été difficile de croire qu’il est réaliste de planifier une croissance de 28% pour l’an prochain. Grâce à eux,  nous savons où concentrer nos efforts et notre rendement collectif s’en voit grandement amélioré.

Monsieur Delisle, membre du CA de l’organisation:

Le portail préparé par l’équipe de Métalogique nous permet en quelques secondes de répondre à une foule de questions à savoir par exemple  si dans une région donnée, pour un type de produit précis, notre  ratio de  vente est bon.  Nous pouvons avec cet outil planifier notre positionnement stratégique et quelques mois plus tard facilement quantifier les actions posées et se réajuster en fonction des résultats.
Merci Métalogique

Pour contacter Les assurances Royer & Delisle :
1 866 432-2049

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Stratégie d’implantation de la gestion documentaire

Note: ce billet fait suite à un billet précédent: Gestion documentaire: les profils requis à la réussite du projet.

Maintenant que nous connaissons sommairement la problématique et que nous avons défini les principaux acteurs, il est temps d’aborder le vif du sujet: la stratégie d’implémentation.

Je le rappelle, le but ultime d’un projet de gestion documentaire est de structurer l’information et de conserver l’actif organisationnel. Cela étant, il faut garder à l’esprit que son succès repose sur l’adhésion des utilisateurs. Il faut donc que la solution finale réponde à leurs besoins et facilite l’exécution de leurs tâches, tout en rencontrant les besoins plus généraux de l’organisation.

1.-  Identifier le besoin d’affaire
Plusieurs questions doivent être répondues lors de cette première étape, dont principalement:

  • Quelle est la nature des contenus que nous souhaitons héberger et conserver?
  • Quelles sont les règles et obligations auxquelles nous sommes soumis ?
  • Souhaitons-nous délester les serveurs de fichiers conventionnels, épurer les serveurs actuels ou repartons-nous à neuf dans un nouvel environnement vierge, voire une nouvelle application de gestion documentaire ?
  • Souhaitons nous indexer les contenus des répertoires réseaux pour les rendre accessibles en lecture par les utilisateurs via le moteur de recherche ?
  • Prévoyons-nous encadrer les courriels et les conversations ?
  • Doit-on transposer des contenus dans un nouveau format tel un wiki ou un blogue ?

2.- Définition du plan de classification et des règles de conservation

En collaboration avec les archivistes, il faut définir un plan et un calendrier de conservation qui englobera la majeure partie des contenus de l’organisation et ce, en prenant en compte les règles et obligations identifiées à la première étape. Ce plan concerne tant les phases actives que les phases inactives des documents.

3.- Métadonnées

Une taxonomie de métadonnées est essentielle dans un système de gestion documentaire. Deux règles doivent nous guider dans l’élaboration de celle-ci:

  • UNIFORMITÉ dans les métadonnées   Pourquoi ? Parce que c’est par l’uniformité des métadonnées que nous allons pouvoir mettre en place des stratégies de raffinement de recherche pour les contenus et permettre aux utilisateurs de forer les données selon des critères bien précis
  • Présenter le minimum de métadonnées possible à l’utilisateur. Pourquoi ? L’utilisateur ne souhaite que déposer des documents et non devenir un spécialiste en gestion documentaire. Il faut ainsi masquer le maximum de champs possibles tout en mettant en place des valeurs par défaut, de sorte que l’utilisateur, au final, n’aura que 2 ou 3 propriétés à saisir, alors qu’à la sauvegarde, un potentiel de 7 – 8 – 12 métadonnées seront automatiquement sauvegardées !

Maintenant, lesquelles :

Métadonnées génériques : 
Le Dublin Core , norme internationale de la taxonomie!
Utilisez ces propriétés à bon escient ou inspirez-vous de celles-ci. Créez avec celles-ci votre base de métadonnées génériques. Elles constitueront les assises de toute votre documentation. La plupart de ces métadonnées seront masquées, avec des valeurs par défaut invisibles aux utilisateurs. Ex.: Département, Direction, Unité administrative, Gestionnaire, etc.

Métadonnées spécifiques: 
En fonction de l’espace de gestion documentaire que vous mettez en place, une analyse des contenus est à prévoir avec les différents clients. Il est important de valider avec eux quels types de documents ils vont créer en plus de savoir quelles sont les propriétés de ces documents avec leurs domaines de valeurs. C’est ainsi qu’émergent les métadonnées spécifiques. Ces métadonnées devront être saisies par les utilisateurs.

4.- Effectuer une tournée et définir les cadres métiers
À présent, il faut déterminer quelle est l’offre de services de la solution à mettre en place. Il est privilégié de travailler par cadre métier puisqu’un métier offre une pérennité que les directions ou unités administratives ne permettent pas. On souhaite que les documents demeurent au même emplacement le plus possible (80% du temps, pour citer Pareto). Ainsi, connaissant notre structure et notre arborescence, il sera facile de planifier un calendrier et un agenda de rencontres avec nos clients afin de produire :

  • Une structure documentaire d’accueil
  • Les métadonnées spécifiques
  • Le processus d’affaires à automatiser
  • Le plan de migration des contenus
  • La sécurité et les niveaux d’autorisations

5.- Migration des contenus
Suite à l’analyse des répertoires et de la structure de métadonnées, nous pouvons prévoir et procéder à l’importation des contenus dans le nouvel espace de travail.

6.- Validation avec le client
Le propriétaire du nouvel espace doit faire une validation des contenus. Un fois la structure et les contenus migrés, il est essentiel que le client effectue une revue afin de s’assurer que tout est conforme par rapport aux besoins émis.

7.- Formation et octroi d’accès aux utilisateurs
Il ne faut pas donner accès aux utilisateurs sans avoir pris soin de partager avec eux la vision et la portée du projet, les principes directeurs de l’environnement MAIS SURTOUT sur le comment bien utiliser le nouvel outil.

Lorsque les formations appropriées sont diffusées et que les utilisateurs sont en confiance, donnez-leurs les accès nécessaires et laissez les utiliser le nouveau système.

Conclusion 

Voilà qui fait le tour du résumé de la stratégie d’implantation pour le volet documentation active. Il nous reste à regarder les stratégies d’archivage des contenus ainsi que de la diffusion de ceux-ci via une vitrine !

Restez branchés pour la suite…

Charles

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