MICROSOFT TEAMS : L’ART DE CANALISER L’ESPRIT D’ÉQUIPE

Microsoft Office 365 – Teams

Au printemps 2017, Microsoft lançait officiellement Teams, sa plateforme destinée au travail d’équipe, son nouveau produit phare auquel l’entreprise a consacré beaucoup d’amour. On l’a installé pour notre équipe, on l’a apprivoisé, et voici nos constats après quelques mois d’utilisation.

TEAMS, C’EST :

  • Un Modern Digital Workplace performant

Pour les organisations, Teams est un espace de travail polyvalent où diffuser, échanger, collaborer et partager.

Parfait pour le travail d’équipe : les membres peuvent collaborer sur un même document, l’édition se fait en temps réel, directement dans l’application.

Pour l’incontournable messagerie instantanée, Microsoft a intégré son RSE Yammer à Teams, pour qu’on puisse échanger en direct tout en conservant l’historique des conversations.

Puisqu’il assure la traçabilité des versions et des conversations et permet la recherche par mots-clés partout dans l’écosystème, c’est un outil extraordinaire pour travailler en mode projet.

  • Un point d’entrée unique pour la plateforme O365

Teams, c’est le point de ralliement où convergent tous les produits Microsoft. Les utilisateurs peuvent donc travailler sur d’autres applications Microsoft (Word, PowerPoint, Excel, Outlook…) tout en restant dans l’interface Teams.

Non seulement on peut y intégrer toutes les applications Microsoft dont on a besoin, mais la plateforme permet aussi l’ajout presque illimité d’outils tiers.

ON AIME :

  • Qu’il centralise l’information : tout O365 sur une seule plateforme!
  • Qu’il soit basé sur des outils qui ont fait leurs preuves (O365/ Active Directory)

Sous le capot de Teams, on trouve le moteur O365 et tout ce qui fait la force et la bonne réputation de cette suite : compliance, Data Loss Prevention (DLP), gestion électronique des documents (GED), Information Rights Management (IRM).

C’est un avantage indéniable pour les organisations qui ont de hauts degrés de conformité et un niveau élevé de sécurité à respecter.

  • Qu’il permette une plus grande autonomie des lignes d’affaires

Parce qu’on peut y intégrer pratiquement n’importe quelle application, qu’elle soit ou non de la famille Microsoft, Teams offre une incroyable flexibilité de développement pour répondre aux besoins, ce qui simplifie grandement le travail de l’équipe des TI. La plateforme permet de démocratiser les outils, mais l’entreprise peut garder tout le contrôle nécessaire et une gestion centralisée.

  • Sa continuité dans la gestion des documents
  • Sa capacité à dégager un retour sur l’investissement pour les organisations

Parce que la plateforme regroupe tout au même endroit, diminue le nombre de déplacements pour des réunions et réduit de beaucoup le temps consacré au partage d’information, Teams dégage des économies d’échelle très, très, très intéressantes pour les entreprises.

Voici une étude, réalisée par Forrester (seulement en anglais pour l’instant), qui le démontre plutôt efficacement. Bon, l’étude a été effectuée sur des entreprises de 5000 employés, ce qui est plutôt rare au Québec, mais les résultats parlent d’eux-mêmes.

«For a standard 5,000-user organization, the study reported benefits and costs of roughly $30.3 million and $3.3 million respectively, resulting in an overall net benefit of $27.1 million over three years.»

Ça vaut la peine d’aller jeter un coup d’œil à l’étude complète!

MAIS

  • Une bonne gouvernance est requise

Teams possède les inconvénients de ses avantages. Comme les possibilités sont exponentielles, il faut déterminer soigneusement dès le départ quel est le terrain de jeu et quelles sont les règles, et s’assurer que la ligne est maintenue. Une bonne gouvernance pourra encadrer rigoureusement à la base les accès et les diverses utilisations possibles.

  • L’interface et l’UX peuvent être irritantes

«La beauté est dans l’œil de celui qui la voit», dit-on. La plateforme regroupe de multiples fonctionnalités et évolue rapidement. Ça peut être un irritant, ou pas. La clé est dans la façon de gérer et de digérer le changement.

  • Une gestion du changement est nécessaire

On le disait d’entrée de jeu, Microsoft investit beaucoup dans son nouveau chouchou : temps, argent, efforts, R&D.

L’évolution de la plateforme est donc très rapide, des mises à jour apparaissent pratiquement toutes les semaines. Une gouvernance réfléchie et une gestion du changement bien planifiée permettent de voir venir et de prévoir les ajustements et les suivis en conséquence.

Ici, faire affaire avec des spécialistes et être accompagné d’experts peut s’avérer la meilleure solution! Êtes-vous du type à changer votre toilette vous-même ou à appeler un plombier?

ON LE RECOMMANDE PARTICULIÈREMENT POUR

  • Les organisations utilisant plusieurs logiciels qui cherchent à simplifier leur mode de fonctionnement. Teams est un antidote à la pizza technologique : tout le monde collabore de la même façon.
  • Les équipes décentralisées et celles comptant des collaborateurs externes.
  • Les équipes qui sont un peu plus matures technologiquement. Elles seront plus en mesure de profiter pleinement d’un nombre accru de fonctionnalités.

Envie d’en jaser avec nous? Nous sommes là! info@metalogique.com

L’IMPORTANCE DU BONHEUR AU BOULOT : LA SANTÉ MENTALE EN MILIEU DE TRAVAIL

Du 6 au 12 mai se déroule la Semaine nationale de la santé mentale. Chez Metalogique, le sujet nous tient vraiment à cœur. Voilà pourquoi nous vous partageons ici un résumé d’une discussion passionnante et passionnée que nous avons eu avec Marie-Ève Champagne, spécialiste santé, sécurité et mieux-être chez Nucléi RH Conseils et autrice de nombreux articles et billets de blogue sur la question.

Dans ce texte, vous découvrirez que :

– Le pourcentage de travailleurs québécois présentant un niveau de détresse psychologique est encore beaucoup trop élevé

– Les problèmes de santé mentale en milieu de travail grugent pas mal des profits des entreprises

– La dépression est dans le peloton de tête des causes d’invalidité partout dans le monde

– C’est bien beau le yoga sur l’heure du midi, mais on doit faire plus

– Il existe des solutions peu coûteuses, exemples à l’appui

Interview

Bonjour Marie-Ève! Vous détaillez plusieurs statistiques dans votre article 15 faits sur la santé mentale au travail. Afin de bien camper le contexte, pouvez-vous nous en rappeler quelques-unes?

Ce sont en effet des chiffres qui parlent et qui inquiètent. Ils proviennent d’études solides, preuve qu’on se penche de plus en plus sur la question, mais il faut continuer d’en parler davantage, justement pour faire bouger ces chiffres, positivement.

On dit par exemple qu’au Canada, parmi les maladies chroniques, les problèmes de santé mentale constituent la première cause des absences au travail.

Que 18 % des travailleurs québécois présentent un niveau élevé de détresse psychologique.

Que seulement 42 % des travailleurs présentant des symptômes dépressifs se sont absentés en raison de ce problème.

Ou encore qu’à la grandeur du Canada, les problèmes de santé mentale en milieu de travail coûtent aux entreprises presque 14 % de leurs profits annuels.

Quelles sont les raisons pour lesquelles il reste tant de chemin à faire?

Je pense que c’est d’abord une question de sensibilisation. Il y a encore énormément de tabous, mais aussi simplement de méconnaissance autour de la santé mentale, surtout dans le contexte professionnel. Par exemple, il est établi qu’il est du devoir de l’entreprise de fournir à ses employés un milieu de travail sain et sécuritaire, mais les organisations ont encore tendance à déléguer à chaque employé l’entière responsabilité de sa santé mentale, comme si elles n’avaient aucun rôle à y jouer. Alors qu’on sait qu’il y a plusieurs mesures qu’une entreprise peut mettre en place pour favoriser un climat favorable à la santé mentale de ses employés.

Par exemple?

Comme pour n’importe quelle blessure ou maladie physique, la clé, c’est toujours la prévention. Mais pour instaurer une culture de prévention, il doit d’abord y avoir un travail d’introspection de la part de la direction, une volonté de transparence. On doit ouvrir la communication, installer un climat de confiance et de sécurité psychologique. Il faut se demander par exemple si nos employés se sentent à l’aise de parler de ce qui ne va pas : est-ce qu’ils hésitent à dénoncer le harcèlement, un conflit ou une charge de travail trop lourde? Est-ce que les mécanismes pour le faire sont facilités? Est-ce que la discussion est encouragée?

On sait aussi que la santé mentale des employés dépend de celle des gestionnaires; il faut donc outiller nos dirigeants. Ils peuvent avoir accès à des formations sur la gestion du stress ou des conflits, la rétroaction, le leadership… Il faut bien chausser le cordonnier!

Des mesures de reconnaissance et de valorisation, tant des résultats que des efforts, constituent également une pierre angulaire d’un milieu plus sain.

Est-ce davantage une question de culture d’entreprise et de sensibilisation que de mesures coûteuses?

Oui, c’est vrai. Les études démontrent que la majorité des actions coûtent moins de 500 $ chacune à implanter. Par contre, ce qui empêche d’améliorer un climat toxique ou de revoir les charges de travail relève rarement de questions financières, mais très majoritairement d’un manque de connaissances, de volonté, d’introspection, d’énergie et de temps.

D’ici 2020, la deuxième cause d’invalidité à travers le monde sera la dépression, selon l’Organisation mondiale de la santé. Ce n’est pas dans 20 ans : c’est maintenant! Il faudrait agir (ou réagir), non? C’est prouvé qu’en matière de santé psychologique au travail, les démarches organisationnelles structurées donnent plus de résultats que les initiatives personnelles.

Alors, favorisons le yoga, bien sûr, mais n’oublions pas l’ouverture et la discussion!