LE « CLOUD » À LA MAISON : AVANT DE FAIRE LE SAUT DANS LE NUAGE

Même à la maison, un bon système de classement numérique, c’est pratique!

Musique, photos, contacts, mots de passe, agenda… la vie personnelle numérique demande un minimum d’organisation. Sinon, on peut s’y perdre, comme lorsqu’on cherche un couvercle dans l’armoire de plats de plastique!

Il y a quelques années, les options étaient plutôt limitées. On pouvait stocker ses données sur un ordinateur, une clé USB ou un disque dur externe. L’arrivée de l’infonuagique vient élargir l’éventail de choix, mais aussi complexifier le casse-tête.

Désormais, nous avons la possibilité de rendre nos données plus accessibles, voire omniprésentes. Est-ce un avantage? Cela dépend. De votre style, de vos besoins, de vos valeurs et de vos principes.

Le nuage est-il fait pour vous? Pour vous aider à amorcer une réflexion qui vous permettra d’y voir plus clair dans la logistique du classement numérique familial, Véronique répond à quelques questions élémentaires.

1­. Qu’est-ce que le « cloud »?

En français, on a traduit le populaire terme « cloud » par infonuagique. En gros, l’infonuagique, c’est la simplification et la dématérialisation des services informatiques. Ce sont des suites d’applications conviviales, accompagnées d’espaces de stockage de données qui ne se trouvent pas physiquement dans un ordinateur, un téléphone ou une tablette, mais dans des mégaserveurs. Les données sont ainsi accessibles n’importe quand et à partir de n’importe quel appareil, pourvu qu’on soit connecté à un réseau.

2. Les avantages du nuage

Accessibilité
Le principal avantage de l’infonuagique est qu’on peut accéder de partout à ce qu’on y dépose – nos photos, par exemple. Il suffit d’installer les applications sur nos appareils ou d’y accéder par un navigateur.

Sécurité des données
Bris d’appareil, incendie, vol : classées dans l’infonuagique, nos données sont à l’abri. Il n’est plus nécessaire de faire des sauvegardes puisqu’en principe, le nuage le fait à notre place. Évidemment, rien n’est absolu et la fiabilité des sauvegardes dépend du fournisseur de services.

Efficacité du partage des données
Avec le nuage, le partage des fichiers est beaucoup plus simple. Désormais, il n’est plus nécessaire d’envoyer des pièces jointes par courriel ou de transférer des dossiers sur une clé USB. Quand le fichier se trouve dans le nuage, il suffit d’en partager l’accès à d’autres utilisateurs en leur envoyant un lien. Ceux-ci peuvent ensuite consulter ou modifier le fichier directement où il se trouve, qu’ils aient ou non un compte auprès de votre fournisseur de services infonuagiques.

Facilité d’utilisation
De façon générale, les interfaces des applications infonuagiques sont très conviviales et conçues avec soin par les plus grands fournisseurs de l’industrie. Les applications mobiles, souvent simplifiées, sont agréables et faciles à utiliser.

Accès aux technologies de pointe
La plupart des services infonuagiques intègrent les plus récentes avancées en matière de technologies. Ainsi, Google Photos utilise l’intelligence artificielle et des moteurs de recherche ultraperformants pour vous proposer de classer automatiquement vos photos en fonction des visages. Cette application reconnaît et regroupe les photos prises dans un même lieu, par exemple celles lors de votre récent voyage en Espagne. Le classement se fait tout seul, et ce n’est là que le début des avancées en matière d’intelligence artificielle!

3. Les inconvénients

Oui, il y a un revers à la médaille. Tous ces avantages ont aussi un côté moins reluisant.

Externalisation de la vie privée
Mettre nos données dans le nuage, c’est un peu comme les entreposer dans l’ordinateur de quelqu’un d’autre. Théoriquement, votre fournisseur, en l’occurrence Google, Apple ou Microsoft, devient propriétaire de toutes les données déposées dans son serveur ou y a accès. C’est un pensez-y-bien, non?

Prenez toujours le temps de lire les conditions d’utilisation et les politiques de confidentialité du fournisseur avant d’utiliser un service.

Consommation énergétique
À l’heure où le réchauffement climatique est l’un des plus grands enjeux sociaux, il est bon de savoir que l’infonuagique est extrêmement énergivore, en raison du grand nombre d’ordinateurs nécessaires à son fonctionnement.

Obligation d’être branché
Lorsqu’on dit que les données sont accessibles partout et en tout temps, ce n’est pas tout à fait vrai. L’accès aux données dans le nuage est quand même à la merci des pannes du réseau Internet et nécessite un réseau à haute vitesse. Nuance.

Comme on le constate, rien n’est tout noir ou tout blanc. Comme partout, c’est souvent une question d’équilibre et d’affinité!

Ne manquez pas la suite de cet article : LES PREMIERS PAS DANS LE FASCINANT MONDE INFONUAGIQUE.

MICROSOFT TEAMS : L’ART DE CANALISER L’ESPRIT D’ÉQUIPE

Microsoft Office 365 – Teams

Au printemps 2017, Microsoft lançait officiellement Teams, sa plateforme destinée au travail d’équipe, son nouveau produit phare auquel l’entreprise a consacré beaucoup d’amour. On l’a installé pour notre équipe, on l’a apprivoisé, et voici nos constats après quelques mois d’utilisation.

TEAMS, C’EST :

  • Un Modern Digital Workplace performant

Pour les organisations, Teams est un espace de travail polyvalent où diffuser, échanger, collaborer et partager.

Parfait pour le travail d’équipe : les membres peuvent collaborer sur un même document, l’édition se fait en temps réel, directement dans l’application.

Pour l’incontournable messagerie instantanée, Microsoft a intégré son RSE Yammer à Teams, pour qu’on puisse échanger en direct tout en conservant l’historique des conversations.

Puisqu’il assure la traçabilité des versions et des conversations et permet la recherche par mots-clés partout dans l’écosystème, c’est un outil extraordinaire pour travailler en mode projet.

  • Un point d’entrée unique pour la plateforme O365

Teams, c’est le point de ralliement où convergent tous les produits Microsoft. Les utilisateurs peuvent donc travailler sur d’autres applications Microsoft (Word, PowerPoint, Excel, Outlook…) tout en restant dans l’interface Teams.

Non seulement on peut y intégrer toutes les applications Microsoft dont on a besoin, mais la plateforme permet aussi l’ajout presque illimité d’outils tiers.

ON AIME :

  • Qu’il centralise l’information : tout O365 sur une seule plateforme!
  • Qu’il soit basé sur des outils qui ont fait leurs preuves (O365/ Active Directory)

Sous le capot de Teams, on trouve le moteur O365 et tout ce qui fait la force et la bonne réputation de cette suite : compliance, Data Loss Prevention (DLP), gestion électronique des documents (GED), Information Rights Management (IRM).

C’est un avantage indéniable pour les organisations qui ont de hauts degrés de conformité et un niveau élevé de sécurité à respecter.

  • Qu’il permette une plus grande autonomie des lignes d’affaires

Parce qu’on peut y intégrer pratiquement n’importe quelle application, qu’elle soit ou non de la famille Microsoft, Teams offre une incroyable flexibilité de développement pour répondre aux besoins, ce qui simplifie grandement le travail de l’équipe des TI. La plateforme permet de démocratiser les outils, mais l’entreprise peut garder tout le contrôle nécessaire et une gestion centralisée.

  • Sa continuité dans la gestion des documents
  • Sa capacité à dégager un retour sur l’investissement pour les organisations

Parce que la plateforme regroupe tout au même endroit, diminue le nombre de déplacements pour des réunions et réduit de beaucoup le temps consacré au partage d’information, Teams dégage des économies d’échelle très, très, très intéressantes pour les entreprises.

Voici une étude, réalisée par Forrester (seulement en anglais pour l’instant), qui le démontre plutôt efficacement. Bon, l’étude a été effectuée sur des entreprises de 5000 employés, ce qui est plutôt rare au Québec, mais les résultats parlent d’eux-mêmes.

«For a standard 5,000-user organization, the study reported benefits and costs of roughly $30.3 million and $3.3 million respectively, resulting in an overall net benefit of $27.1 million over three years.»

Ça vaut la peine d’aller jeter un coup d’œil à l’étude complète!

MAIS

  • Une bonne gouvernance est requise

Teams possède les inconvénients de ses avantages. Comme les possibilités sont exponentielles, il faut déterminer soigneusement dès le départ quel est le terrain de jeu et quelles sont les règles, et s’assurer que la ligne est maintenue. Une bonne gouvernance pourra encadrer rigoureusement à la base les accès et les diverses utilisations possibles.

  • L’interface et l’UX peuvent être irritantes

«La beauté est dans l’œil de celui qui la voit», dit-on. La plateforme regroupe de multiples fonctionnalités et évolue rapidement. Ça peut être un irritant, ou pas. La clé est dans la façon de gérer et de digérer le changement.

  • Une gestion du changement est nécessaire

On le disait d’entrée de jeu, Microsoft investit beaucoup dans son nouveau chouchou : temps, argent, efforts, R&D.

L’évolution de la plateforme est donc très rapide, des mises à jour apparaissent pratiquement toutes les semaines. Une gouvernance réfléchie et une gestion du changement bien planifiée permettent de voir venir et de prévoir les ajustements et les suivis en conséquence.

Ici, faire affaire avec des spécialistes et être accompagné d’experts peut s’avérer la meilleure solution! Êtes-vous du type à changer votre toilette vous-même ou à appeler un plombier?

ON LE RECOMMANDE PARTICULIÈREMENT POUR

  • Les organisations utilisant plusieurs logiciels qui cherchent à simplifier leur mode de fonctionnement. Teams est un antidote à la pizza technologique : tout le monde collabore de la même façon.
  • Les équipes décentralisées et celles comptant des collaborateurs externes.
  • Les équipes qui sont un peu plus matures technologiquement. Elles seront plus en mesure de profiter pleinement d’un nombre accru de fonctionnalités.

Envie d’en jaser avec nous? Nous sommes là! info@metalogique.com

L’IMPORTANCE DU BONHEUR AU BOULOT : LA SANTÉ MENTALE EN MILIEU DE TRAVAIL

Du 6 au 12 mai se déroule la Semaine nationale de la santé mentale. Chez Metalogique, le sujet nous tient vraiment à cœur. Voilà pourquoi nous vous partageons ici un résumé d’une discussion passionnante et passionnée que nous avons eu avec Marie-Ève Champagne, spécialiste santé, sécurité et mieux-être chez Nucléi RH Conseils et autrice de nombreux articles et billets de blogue sur la question.

Dans ce texte, vous découvrirez que :

– Le pourcentage de travailleurs québécois présentant un niveau de détresse psychologique est encore beaucoup trop élevé

– Les problèmes de santé mentale en milieu de travail grugent pas mal des profits des entreprises

– La dépression est dans le peloton de tête des causes d’invalidité partout dans le monde

– C’est bien beau le yoga sur l’heure du midi, mais on doit faire plus

– Il existe des solutions peu coûteuses, exemples à l’appui

Interview

Bonjour Marie-Ève! Vous détaillez plusieurs statistiques dans votre article 15 faits sur la santé mentale au travail. Afin de bien camper le contexte, pouvez-vous nous en rappeler quelques-unes?

Ce sont en effet des chiffres qui parlent et qui inquiètent. Ils proviennent d’études solides, preuve qu’on se penche de plus en plus sur la question, mais il faut continuer d’en parler davantage, justement pour faire bouger ces chiffres, positivement.

On dit par exemple qu’au Canada, parmi les maladies chroniques, les problèmes de santé mentale constituent la première cause des absences au travail.

Que 18 % des travailleurs québécois présentent un niveau élevé de détresse psychologique.

Que seulement 42 % des travailleurs présentant des symptômes dépressifs se sont absentés en raison de ce problème.

Ou encore qu’à la grandeur du Canada, les problèmes de santé mentale en milieu de travail coûtent aux entreprises presque 14 % de leurs profits annuels.

Quelles sont les raisons pour lesquelles il reste tant de chemin à faire?

Je pense que c’est d’abord une question de sensibilisation. Il y a encore énormément de tabous, mais aussi simplement de méconnaissance autour de la santé mentale, surtout dans le contexte professionnel. Par exemple, il est établi qu’il est du devoir de l’entreprise de fournir à ses employés un milieu de travail sain et sécuritaire, mais les organisations ont encore tendance à déléguer à chaque employé l’entière responsabilité de sa santé mentale, comme si elles n’avaient aucun rôle à y jouer. Alors qu’on sait qu’il y a plusieurs mesures qu’une entreprise peut mettre en place pour favoriser un climat favorable à la santé mentale de ses employés.

Par exemple?

Comme pour n’importe quelle blessure ou maladie physique, la clé, c’est toujours la prévention. Mais pour instaurer une culture de prévention, il doit d’abord y avoir un travail d’introspection de la part de la direction, une volonté de transparence. On doit ouvrir la communication, installer un climat de confiance et de sécurité psychologique. Il faut se demander par exemple si nos employés se sentent à l’aise de parler de ce qui ne va pas : est-ce qu’ils hésitent à dénoncer le harcèlement, un conflit ou une charge de travail trop lourde? Est-ce que les mécanismes pour le faire sont facilités? Est-ce que la discussion est encouragée?

On sait aussi que la santé mentale des employés dépend de celle des gestionnaires; il faut donc outiller nos dirigeants. Ils peuvent avoir accès à des formations sur la gestion du stress ou des conflits, la rétroaction, le leadership… Il faut bien chausser le cordonnier!

Des mesures de reconnaissance et de valorisation, tant des résultats que des efforts, constituent également une pierre angulaire d’un milieu plus sain.

Est-ce davantage une question de culture d’entreprise et de sensibilisation que de mesures coûteuses?

Oui, c’est vrai. Les études démontrent que la majorité des actions coûtent moins de 500 $ chacune à implanter. Par contre, ce qui empêche d’améliorer un climat toxique ou de revoir les charges de travail relève rarement de questions financières, mais très majoritairement d’un manque de connaissances, de volonté, d’introspection, d’énergie et de temps.

D’ici 2020, la deuxième cause d’invalidité à travers le monde sera la dépression, selon l’Organisation mondiale de la santé. Ce n’est pas dans 20 ans : c’est maintenant! Il faudrait agir (ou réagir), non? C’est prouvé qu’en matière de santé psychologique au travail, les démarches organisationnelles structurées donnent plus de résultats que les initiatives personnelles.

Alors, favorisons le yoga, bien sûr, mais n’oublions pas l’ouverture et la discussion!

Chapeau les filles!

J’ai récemment été approché par le Ministère de l’Économie, de la Science et de l’Innovation pour agir à titre de juge dans le concours Chapeau les filles, dans la catégorie Technologies de pointes.

J’ai accepté sans hésiter. D’abord parce que j’ai à cœur tout ce qui touche à la relève. Ensuite parce que j’adore écouter les histoires de gens qui sortent des sentiers battus. J’étais très curieux de voir ce qui avait amené ces filles à choisir une carrière dans les technologies de pointe.

C’est donc 19 candidatures de partout au Québec que j’ai évalué. Une fois plongée, j’ai été incapable de m’arrêter. Je ne peux vous dévoiler la gagnante mais je peux quand même vous parler d’elles un peu.

Plusieurs filles ont mentionné avoir eu un père ou un frère comme modèle. D’autres ont mentionnés avoir toujours voulu comprendre les choses qui les entourent, que ce soit un ordinateur, une application ou le drôle d’appareil que les arpenteurs utilisent sur le bord des routes. J’avoue que moi aussi je suis bien curieux de savoir à quoi sert exactement cet instrument!

Le critère qui m’a donné le plus de mal à évaluer est les stratégies mises en œuvre pour faire sa place dans un milieu masculin. À mon grand bonheur, plusieurs filles croyaient que peu importe son sexe, la passion et la rigueur de son travail reste les meilleurs ingrédients pour s’intégrer, peu importe le milieu. Bien qu’on trouve des préjugés partout, je crois que cette approche est la meilleure pour s’intégrer dans un milieu de travail, quel qu’il soit.

Mon plus grand regret est de ne pas avoir eu l’occasion de les rencontrer pour les entendre raconter leur histoire de vive voix. Ces jeunes sauront prendre le relai de leurs contemporains sans problèmes.

Un merci spécial à Marika Gagnon pour avoir pensé à moi. J’en suis très reconnaissant.

Manage Office 365 Group Creation… the right way

If you have an Office 365 subscription in your organization, you probably know by now that your users can create what is called an Office 365 Group. Don’t get me wrong, it’s an awesome feature with so many possibilities BUT, you need to manage it correctly. Even in a business with less than 50 employees, it can quickly become a mess if not managed.

Why? First, the feature is activated by default meaning that any user can create an Office 365 Group which in turn creates a security group in your AzureAD, a distribution list in your Exchange, a site collection in SharePoint, a plan in Planner and a few other things.

The second point is that management tools associated with O365 Groups are almost non-existent beside using PowerShell which is not an optimal tool for an SMB where there might not be an IT guy. This may only seem a minor annoyance but if you have 50 users who decide to create a O365 Group from the SharePoint Home, Microsoft Teams, Outlook or even Yammer as a test or even for a real use, it doesn’t take very long before you have a several of site collections that are duplicated, unmanaged or unused in your tenant.

So why am I doing a blog post about this? Number 1, if you want to allow the Office 365 group creation capability but only by limited group of users, Microsoft offer you a super handy guide but it doesn’t work because it’s not up to date. Number 2, to remind you that SharePoint and Office 365 is a thing, a very important thing!

How do you manage that pesky Office 365 Group creation?

Note: If you want to completely disable the Office 365 groups in your tenant you can do it from here: https://portal.office.com/adminportal/home#/Settings/ServicesAndAddIns but you will miss out on a very powerful feature of O365.

The official Microsoft guide to do it is available here https://goo.gl/V0Kx9N . The main problem is that the correct version of one of the requirements is not available anymore.

UPDATE as of 2017/04/11: The Microsoft guide has been updated to reflect the changes to the PowerShell modules.

The note mention that you need the version 1.1.130.0 Preview version but the link points to the 1.1.166.0 GA version. A normal human being would say it’s not a problem since surely the 1.1.166.0 version is a later version than 1.1.130.0 thus it contains everything from the previous one. NO that’s not how it works! I won’t do it but if you want to go into details about that read https://goo.gl/TRljUj .

Now what is the solution:

  1. Install the listed prerequisites (use the 1.1.166.0 version for the second one).
  2. Also, install the Azure Active Directory V2 PowerShell module (https://goo.gl/my1zQg) using the PowerShell command: Install-Module -Name AzureADPreview
  3. Proceed with the steps 1 and 2 of the Microsoft guide.
  4. At steps 3, things get a bit different as the powershell commands changed in the V2 of the PowerShell module. To create a new Group settings objects, use the following commands:

Connect-AzureAD
Get-AzureADGroup -SearchString "NAME_OF_YOUR_SECURITY_GROUP"
$template = Get-AzureADDirectorySettingTemplate | where-object {$_.displayname -eq "Group.Unified"}
$setting = $template.CreateDirectorySetting()
$setting["EnableGroupCreation"] = "false"
$setting["GroupCreationAllowedGroupId"] = "ID_OF_YOUR_SECURITY_GROUP"
New-AzureADDirectorySetting -DirectorySetting $setting

If you want to edit a Group settings object instead of creating a new one, the easiest way I found is to use the following script:

Connect-AzureAD
Get-AzureADDirectorySetting
Remove-AzureADDirectorySetting -Id "ID_OF_YOUR_AZUREAD_SETTING"

After this you can simply recreate the AzureADDirectorySetting using the previous procedure. I used this approach because the $setting.GetSettingsValue() method from the Microsoft procedure doesn’t seem to exist anymore in the AzureADPreview module and I haven’t found a replacement.

Now you can now test that only the Admin Office 365 Group can create groups using either graph of try create one with a non admin account.

More to come on the governance part in my next post!

Comment mon chien m’a enseigné à devenir un meilleur consultant.

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Tashi et moi.

Après un lobby actif de près de 10 ans, ma femme m’a finalement convaincu, il y a deux ans, d’adopter un chien, soit un beau petit Morkie (croisement Yorksire/Bichon). On dit que les chiens de la famille des Terriers sont intelligents et particulièrement têtus. Je vous assure que cette réputation n’est pas surfaite. En fait, il devient obéissant à partir du moment qu’il comprend le gain à agir de telle ou de telle façon. En bon français, il veut savoir « kossé ça donne ».

Donc, lui imposer des ordres ne suffit pas. Nous devons ajuster le discours pour le ranger de notre côté, que ce soit avec une gâterie, un jeu ou une activité qu’il aime.

C’est un travail de négociation, basé sur le concept de bénéfices mutuels. Nos voisins du sud appellent cela le « what’s in it for me » (qu’est-ce que j’y gagne). Cette réflexion m’a amené à réaliser la cause de plusieurs frustrations dans le cadre de mes projets TI.

En effet, j’ai assisté plusieurs fois à des projets informatiques qui étaient initiés par le département TI de l’organisation : implantation d’un gestionnaire de contenu pour remplacer un vieux serveur de fichier, remplacement d’un système parce que celui-ci n’était plus supporté par le fabriquant, etc. Les raisons en soit étaient pertinentes, mais on prenait peu en compte les besoins réels des utilisateurs.

En fait, les TI prennent souvent pour acquis que si un outil est nouveau, il est forcément mieux et donc les utilisateurs vont naturellement l’adopter. Bien souvent, le résultat était mitigé et demandait beaucoup d’énergie en gestion du changement.

Si toutes les parties prenantes (TI, utilisateurs, gestion) n’y trouvent pas leurs comptes, il y aura de la résistance au changement. Au-delà de l’équipe qui initie le projet, il est dans l’intérêt du projet d’inclure les besoins de toutes les parties prenantes.

Dans le cas de la désuétude technologique, cela signifie que si on attend qu’un produit ou qu’un équipement soit en fin de vie pour préparer son changement, on se donne une pression indue. Il faut planifier l’arrivée des nouvelles versions bien avant le projet de migration, pour que les utilisateurs puissent identifier les gains à obtenir et qu’ils soient pris en compte dans le projet de migration.

Bref, quand tout le monde y trouve son compte, il y a bien moins d’entêtement.

Pour ou contre l’utilisation du « J’aime » (ou Like) dans votre intranet.

L’arrivée des médias sociaux a popularisé le concept du J’aime sur les contenus de ses pairs, symbolisé par le désormais célèbre facebook-like_zpszniov66a-1 de Facebook.

Plusieurs de mes clients s’interrogent sur la pertinence d’introduire cette fonction dans leur intranet corporatif. Voici ce que je leur réponds.

Évaluer la pertinence

Web and HTML programming flat illustrationLa fonction J’aime a comme objectif de guider nos choix de lecture vers les contenus les plus pertinents (certains diront populaire et je ne les contredirai pas). Dans un contexte où tout le monde a le même poids éditorial, par exemple vos amis Facebook, c’est un outil utile pour trier rapidement l’information à consulter.

Le patron, ce J’aime ultime.

À partir de là, rendre disponibles les J’aime ou pas? Ça dépend dans quel contexte.

Pour tous les contenus à caractère corporatif :

  • les actualités;
  • les éléments liés aux ressources humaines (conditions de travail, rémunération, etc.);
  • les procédures et instructions de travail;

Il est inutile de permettre les J’aime, parce que ces contenus ont un poids éditorial plus important que le reste. Autrement dit, avant de publier, il y a un gestionnaire qui a exercé son J’aime et c’est le seul qui compte. Les employés n’ont pas à apprécier (ou non) ces contenus, l’organisation a déjà statué sur la pertinence de ces contenus.

Est-ce qu’on se connaît?

Pour tous les contenus de nature collaborative, c’est une autre histoire. Si vous avez un nombre restreint de contributeurs et que les membres d’une même équipe se connaissent très bien, vos utilisateurs vont déjà avoir leurs propres échelles de pertinence et vont déterminer rapidement quels auteurs sont crédibles et pertinents.

Si vos employés se connaissent peu (par exemple, une communauté de pratique répartie dans plusieurs pays), ça peut devenir intéressant pour les aider à évaluer la pertinence de tel ou tel contenu.

Ça peut également être une façon d’encourager le personnel à s’impliquer davantage dans la rédaction de contenus. Ces J’aime ont un pouvoir insoupçonnés sur l’ego et ce pouvoir ne doit pas être pris à la légère. Certains mettront beaucoup d’efforts dans l’espoir d’aller chercher l’adhésion des autres employés et ainsi une certaine popularité.

Assurez-vous toutefois que la culture de votre organisation valorise l’utilisation du temps de travail pour du partage de connaissances entre les pairs. Sinon, communiquez clairement les balises au personnel.

J’espère que ces informations vous aideront à baliser l’utilisation des J’aime dans vos intranets respectifs.